Tail Spend Automatisierung: Senken Sie Prozesskosten um 30 Prozent in 90 Tagen

Die meisten B2B-Vertriebler verschwenden ihre Zeit. Sie jagen den 80 Prozent des Umsatzes hinterher, die durch 20 Prozent der Kunden generiert werden, und behandeln den Rest als lästiges Anhängsel. Wenn Sie in dieser Falle sitzen, sind Sie kein Spitzenverkäufer – Sie sind ein Verwalter von Ineffizienz.

Der sogenannte "Tail Spend" – also die Kleinteile-Beschaffung, C-Teile und der indirekte Bedarf – ist das größte schwarze Loch in den Bilanzen Ihrer Kunden und in Ihrer eigenen Zeitplanung. Wer hier manuell arbeitet, ist im 20. Jahrhundert steckengeblieben.

Die Optimierung des Tail Spends ist kein "nice-to-have", es ist eine chirurgische Notwendigkeit für jeden, der Skalierung anstrebt. Wenn Sie die Prozesskosten Ihrer Kunden um 30 Prozent senken, werden Sie vom lästigen Lieferanten zum strategischen Partner, den der Einkauf nicht mehr aus dem System werfen kann.

Lassen Sie uns den Bullshit beiseitelegen: Ein manueller Einkaufsprozess im B2B kostet pro Bestellung oft zwischen 70 und 150 Euro an internen Prozesskosten.

Laut einer Studie von Capgemini können Unternehmen durch die Automatisierung des Beschaffungswesens ihre Transaktionskosten um bis zu 30 Prozent senken.

Wenn Sie das für Ihren Kunden lösen, lösen Sie ein massives Liquiditätsproblem. Wenn Sie es nicht tun, sind Sie lediglich ein Kostenfaktor, der bei der nächsten Ausschreibung wegen ein paar Cent Preisdifferenz rausfliegt. Spitzenvertriebler verkaufen keine Produkte; sie verkaufen die radikale Reduktion von Prozesskomplexität.

Wer den Tail Spend dominiert, nutzt Technologie als Waffe.

Die manuelle Angebotserstellung für Schrauben, Dichtungen oder MRO-Bedarf (Maintenance, Repair, Operations) ist Zeitverschwendung.

Wenn Ihr Kunde Sie nicht direkt aus seinem ERP-System heraus (SAP Ariba, Coupa, Jaggaer) ansteuern kann, existieren Sie für den C-Teile-Einkauf nicht.

Punchout-Anbindungen reduzieren den administrativen Aufwand nach Daten der Aberdeen Group um bis zu 25 Prozent bei den Bearbeitungszeiten für Bestellungen. Wer hier keine technische Roadmap  vorlegt, hat seine Hausaufgaben nicht gemacht.

Stoppen Sie das manuelle Bestellen. Implementieren Sie VMI-Systeme, bei denen der Bestand durch RFID oder automatisierte Regalsysteme direkt an Ihr ERP gemeldet wird. Sie eliminieren den Bedarf für manuelle Anforderungen ("Requisitions").

Das schafft Vertrauen und Bindung, die man mit keinem Rabatt der Welt erkaufen kann.

Nutzen Sie Daten, um den Bedarf Ihrer Kunden vorherzusagen, bevor diese ihn selbst bemerken. Wenn Sie Ihrem Kunden aktiv (nein, wir streichen das Wort – wenn Sie Ihrem Kunden systematisch) die passenden Intervalle für seine C-Teile-Beschaffung vorschlagen, wird die Bestellung zum Automatismus.

Laut einer Analyse von McKinsey & Company können B2B-Unternehmen durch den Einsatz von KI im Sales ihre Effizienz um 10 bis 20 Prozent steigern. Wer diese Daten nicht nutzt, arbeitet blind.

Sie werden jetzt einwenden, dass die Implementierung dieser Systeme Arbeit macht. Korrekt. Das ist der Punkt. Die meisten Ihrer Konkurrenten scheuen den technischen Aufwand und die damit verbundene Implementierung im Kunden-ERP. Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Wer bereit ist, die Extrameile bei der IT-Integration zu gehen, baut "Sticky Products".

Einmal integriert, ist ein Rauswurf aufgrund der hohen Wechselkosten (Switching Costs) fast unmöglich. Sie sichern sich den Tail Spend ab und haben den Fuß in der Tür für das margenstarke Kerngeschäft.

Hören Sie auf zu planen und fangen Sie an zu exekutieren. Hier ist Ihre Agenda für die nächsten 90 Tage:

1. Audit:
   Identifizieren Sie Ihre Top 20 Kunden, bei denen der C-Teile-Anteil hoch ist, aber die Prozesse noch manuell (E-Mail/Telefon) laufen.
   
   
2. Datenabgleich:
   Erstellen Sie eine Liste der Transaktionskosten pro Bestellung (Zeitaufwand x Stundensatz Mitarbeiter beim Kunden).
   Präsentieren Sie dem Einkauf diese Zahl als "Verlorenes Geld".
   
   
3. Technologie-Check:
   Prüfen Sie Ihr eigenes ERP. Sind Sie in der Lage, OCI- oder Punchout-Schnittstellen in das System Ihres Kunden zu integrieren?
   Wenn nein: Klären Sie das noch heute mit Ihrer IT-Abteilung.
   
   
4. Pitch-Reframing:
   Ändern Sie Ihre Value Proposition. Verkaufen Sie nicht die Schraube, sondern die 30 Prozent Prozesskostenersparnis durch die Systemintegration.
   
   
5. Implementierung:
   Wählen Sie den Pilotkunden mit dem höchsten Schmerzfaktor und setzen Sie die technische Anbindung innerhalb der nächsten 30 Tage um.

Erfolg im B2B ist kein Zufallsprodukt. Er ist das Ergebnis einer systematischen Reduktion von Reibung. Wer die Prozesskosten des Kunden senkt, gewinnt das Mandat. Wer weiter nur Produkte schiebt, wird durch einen Algorithmus oder den billigsten Anbieter ersetzt.

Die Frage ist simpel, aber sie tut weh:

Wenn Ihr Kunde morgen entscheiden müsste, ob er Sie oder einen voll automatisierten Online-Shop behält – warum genau sollte er sich für Ihre manuelle, fehleranfällige und ineffiziente Abwicklung entscheiden?

Weiterführende Ressourcen

• Capgemini: Studie zur digitalen Transformation im Einkauf & Supply Chain
• Aberdeen Group: Strategic Sourcing & Procurement Benchmarks
• McKinsey & Company: How AI is transforming B2B Sales

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Die Zeit Ihres Kunden ist das einzige Gut, das Sie nicht vermehren können. Der Single Point of Contact (SPOC) ist die Instanz, die Verantwortung übernimmt.

Sie schafft Vertrauen durch Präsenz und Kontrolle. Ein zentraler Ansprechpartner muss den Überblick bewahren. Jeder Kontakt, jede E-Mail und jede Änderung am Status muss für Sie in Echtzeit verfügbar sein. Ihr Ziel ist den Kunden durch das Labyrinth der Entscheidungsfindung zu führen.

Mein Name ist Claus Angerhofer - seit 30 Jahren im Dienste der Industrie als Experte für Technologie und B2B Preisverhandlungen